Sfarsi
12-22-2007, 10:13 AM
كيف تكتب توصيف للوظيفة
ما هو توصيف الوظيفة؟
توصيف الوظيفة هو بيان شامل للواجبات والحساباتوالمسؤوليات الخاصة بالمنصب.
ما هو الغرض من توصيف الوظيفة؟
لتوصيفالوظيفة عدد من الأغراض النافعة:
- يزيد من يسر صياغة الإعلانات والمواصفاتالخاصة بالوظائف علي وكالات التوظيف
- ييسر علي المرشحين عملية فهمالمسؤوليات الأساسية للمنصب فهما واضحا مما يمنحهم الفرصة لتحديد ملاءمة الوظيفةلهم ويوفر علي المؤسسة الوقت والموارد
- يمهد الطريق للاتفاق بين المراقبوصاحب المنصب بشأن نتائج الأداء الوظيفي المتوقعة والتي بالتالي تقودنا إلي تقييموظيفي أفضل.
- يقلل من كمية تضارب الواجبات والمهام بين المناصب بلا داعيمما يزيد من فاعلية العمل الجماعي , كما يساعد علي تخطيط وتنمية الموارد البشرية.
- يقسم الأهداف العامة للمنظمة إلي أهداف أصغر يتم تحقيقها من خلال الوظائفالفردية, وهذا يوضح الاتجاه ويغرس التعاون بين العاملين إلي جانب فهم وتقدير مدىمساهمة الوظيفة في تحقيق أهداف المؤسسة.
أنواع توصيف الوظيفة
1) توصيف الوظيفة الداخلي و توصيف الوظيفة الخارجي
من المهم أن تعلم أن هناك توصيفداخلي للوظيفة وهو مخصص للاستخدام الداخلي فقط وهناك توصيف خارجي للوظيفة وهذايقرأه المرشحون المحتملون, وفي غلب الأمر يكون التوصيف الداخلي للوظيفة مفصل وشاملفي حين يكون توصيف الوظيفة الخارجي أوجز ويغلب علية الطابع التسويقي .
2) توصيف مهام ونتائج الوظيفة الأساسية
توصيف مهام الوظيفة الأساسية يستخدم لتحديدمستويات إنجاز مهام معينة مثلا عامل ميكانيكي سيؤدي مهام أحد المناصب التي يقاسفيها النجاح بمستويات الإنتاج , ومن ناحية أخرى يحدد توصيف نتائج الوظيفة الأساسيةالنتائج النهائية المنشودة بغض النظر عن المهام/الطرق المستخدمة لتحقيقها , فعليسبيل المثال يحتل المديرين مناصب النتائج الأساسية والتي يقاس فيها النجاح من خلالأرقام المبيعات أو بدأ توزيع منتج جديد .
كيفية كتابة توصيفالوظيفة
يجب أن يحتوي توصيف الوظيفة علي بعض المعلومات :
1- معلوماتإدارية
هذا القسم يحتوي علي معلومات أساسية تخص المنصب:
اسمالوظيفة(يشمل الإدارة والأولية), وصف موجز للوظيفة وغرضها, اسم الشركة , الموقعالجغرافي , الفرع أو الإدارة.
2- الهيكل الإداري
وينبغي أن يشير هذاالقسم إلي المنصب الذي يشغله المراقب المباشر لشاغل هذه الوظيفة وأيضا يشير إليالنصب/الناصب التي تتعامل مع المنصب المعلن عنه , وتحديد موقع الوظيفة من الهرمالوظيفي للمؤسسة يعطي معلومات ذات قيمة عن أهميتها وقدرة الموظف علي إحراز تقدموالتأثير في صنع القرارات .
3- الغرض من الوظيفة
وهذا الجزء يجب أنيكون بيان موجز عن النتائج الاستراتيجية المنشودة من هذا المنصب بحيث تتناسب معأهداف المنظمة وتحقق بالضبط الهدف المرجو من هذا المنصب.
4- مهام ومسؤولياتالوظيفة
ويفصل هذا الجزء المهام الأساسية للوظيفة , ومن الطبيعي أن يحتويتوصيف الوظيفة من ست إلي عشرة نقاط تشرح بالتفصيل الأهداف والنتائج المرجوة من هذاالمنصب.
ويجب أن تصاغ البيانات وفقا للهدف والنتيجة اللازم تحقيقها بدلا منشرح أسلوب أداء الوظيفة , علي سبيل المثال" تولي مهام ترسيخ تنبؤات الشركة شهرياوالإبلاغ عن وجود نقص في بضائع محددة لمخططي الطلب" أفضل من” يؤدي مهام التنبؤاتعلي أكمل وجه"
وضع المهام الأساسية للوظيفة في بنود وتسجيلها في مصفوفة , وفي عمود منفصل سجل نسبة الوقت الذي تؤدى المهمة خلاله(الإجمالي 100%), ولا تدونمهام غير أساسية للوظيفة إذا كانت تأديتها لا تستغرق 5% من الوقت, وفي عمود أخر دونالمعدل الزمني للوظيفة (مثل يومي , شهري , موسمي), وفي عمود أخير ضع علامة توضحالمهام الهامة مثل المهام الأساسية التي يجب أن تتوفر لدى شاغر الوظيفة القدرة عليأدائها.
5- المهارات والكفاءات المطلوبة
وفي هذا الجزء يتم تعريفالمهارات والقدرات والسلوكيات والمعرفة التي يجب أن يتحلى بها المرشح, وترسم مصفوفةتشمل المعلومات التالية : الكفاءة ؛ الخبرة ؛ التعليم ؛ أو الشهادات المطلوبة ؛الوظيفة التي تحتاج إلي كفاءة ( الرجوع إلي مصفوفة الوظائف السالف ذكرها في مهامومسؤوليات الوظيفة), وفي النهاية تكون الكفاءة هي الحد الأدنى للمتطلبات (فلا يمكنالحصول علي الوظيفة بدونها) أو تكون من المتطلبات المرجوة(من الأفضل أن تتواجدولكنها ليست أساسية)
6- متطلبات أخرى /اختيارية
وهنا تضاف عناصر أخرىللوظيفة, قد يشمل جزء روائي صغير يوضح رؤية للإطار الذي سيعمل فيه الموظف, وقد يشملمعلومات عن الشركة أو بعض التفاصيل عن البيئة التي سيعمل فيها الموظف بجانب سلطاتصناعة القرار للمنصب .
وقد تحتوي معلومات اختيارية أخرى علي الشروط الخاصةبالخدمة مثل
- أي متطلبات للسفر
- ساعاتالعمل
-المرتب
- فوائد الموظف
- حق إخلاء الطرف
ما قبلكتابة توصيف الوظيفة
يجب إجراء تحليل وظيفي شامل قبل الأعداد للصياغة الأوليلتوصيف الوظيفة , والتحليل الوظيفي هو تقارب نظامي لتقييم الوظيفة وتحديد الواجباتوالمهارات المطلوبة, وأسلوب تنفيذ الوظيفة, وشروط الوظيفة وما يجب علي الفرد عملهلإتمام المهام علي أكمل وجه
التحليل الوظيفي يستلزم معلومات من المديرالمختص , المدير الإداري وأيضا صاحب المنصب الحالي ,حيث أن هؤلاء هم أقرب الناس إليهذا المنصب فهم يعرفون متطلبات الوظيفة الحالية والأهم من ذلك أنهم يعرفونمتطلباتها في المستقبل.
ومن بين الطرق الأساسية لتجميع المعلومات عن الوظيفةهي متابعة المهام أثناء تأديتها , ومتابعة السلوكيات , والحصول علي توصيف ذاتيللوظيفة من أصحابها وإجراء استفتاء لمسؤوليات الوظيفة ومهامها ومقابلة أصحابها أوبحث توصيف لوظيفة مشابهة نشر علنا.
لمحات علي توصيف الوظيفة
أ)لمحاتلغوية
1- استخدم لغة واضحة وموجزة.
استخدم كلمات ليس لها إلا معناواحدا متى أمكن ذلك , واستخدم أمثلة/توضيحات للكلمات التي يختلف تفسيرها
2- كن محددا
استخدم لغة محددة, فبدلا من أن تقول "مهارات تواصل جيدة"من الأفضلأن تقول " القدرة علي نقل المعلومات الفنية إلي مستمعين غير فنيين".
3- استخدم أسلوبا موجزا وتجنب الكلمات الغير ضرورية , مثل يجيب صاحب المنصب علي جميعمكالمات الشركة ويحولها إلي أصحابها في مختلف إدارات الشركة .
4- ابدأ كلجملة بفعل مبني للمعلوم ودائما استخدم الزمن المضارع.
5- تجنب استخدام لغةالجنس الواحد.
6- لا تستخدم اللغة الفنية قدر المستطاع
فالتوصيفالجيد للوظيفة يشرح الأهداف والواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة لذلك فهي سهلةالفهم حتى علي الشخص العادي, وإذا كانت الوظيفة فنية بطبيعتها وتتطلب خبرة فنيةفليس هناك ما يمنع من استخدام مثل هذه اللغة .
7- اشرح النتائج المرجوة منالعمل إذا أمكن ذلك بدلا من طريقة تحقيقها,فعلي سبيل المثال بدلا من أن تقول " تفريغ الرسائل التليفونية" من الأفضل أن تقول " تسجيل الرسائل التليفونية تسجيلادقيقا".
ب)الفاعلية: أنشئ نماذج لتوصيف الوظيفة
لا يوجد ما يدعوالتضيع الوقت كلما دعت الحاجة إلي توصيف وظيفة , فنماذج توصيف الوظيفة يمكن إنشاؤهالأنواع معينة من الوظائف, علي سبيل المثال يمكن إنشاء توصيف عام للوظائفالإدارية/الكتابية وهذه النماذج يمكن تعديلها تعديلا بسيطا وفقا لمواصفات المنصبالمتاح بدلا من البدأ بدون معرفة مسبقة.
ت)مراجعة وتحرير توصيفالوظيفة
راجع توصيف الوظيفة وفقا لمتطلبات المنصب , ولابد من إجراء مراجعةسنوية إذا لم يحدث شيء في غضون هذه المدة يتطلب المراجعة.
د) المرونة
استخدم توصيف الوظيفة علي نحو مرن حيث يوجد مجالا لحدوثمصادفات
ما هو توصيف الوظيفة؟
توصيف الوظيفة هو بيان شامل للواجبات والحساباتوالمسؤوليات الخاصة بالمنصب.
ما هو الغرض من توصيف الوظيفة؟
لتوصيفالوظيفة عدد من الأغراض النافعة:
- يزيد من يسر صياغة الإعلانات والمواصفاتالخاصة بالوظائف علي وكالات التوظيف
- ييسر علي المرشحين عملية فهمالمسؤوليات الأساسية للمنصب فهما واضحا مما يمنحهم الفرصة لتحديد ملاءمة الوظيفةلهم ويوفر علي المؤسسة الوقت والموارد
- يمهد الطريق للاتفاق بين المراقبوصاحب المنصب بشأن نتائج الأداء الوظيفي المتوقعة والتي بالتالي تقودنا إلي تقييموظيفي أفضل.
- يقلل من كمية تضارب الواجبات والمهام بين المناصب بلا داعيمما يزيد من فاعلية العمل الجماعي , كما يساعد علي تخطيط وتنمية الموارد البشرية.
- يقسم الأهداف العامة للمنظمة إلي أهداف أصغر يتم تحقيقها من خلال الوظائفالفردية, وهذا يوضح الاتجاه ويغرس التعاون بين العاملين إلي جانب فهم وتقدير مدىمساهمة الوظيفة في تحقيق أهداف المؤسسة.
أنواع توصيف الوظيفة
1) توصيف الوظيفة الداخلي و توصيف الوظيفة الخارجي
من المهم أن تعلم أن هناك توصيفداخلي للوظيفة وهو مخصص للاستخدام الداخلي فقط وهناك توصيف خارجي للوظيفة وهذايقرأه المرشحون المحتملون, وفي غلب الأمر يكون التوصيف الداخلي للوظيفة مفصل وشاملفي حين يكون توصيف الوظيفة الخارجي أوجز ويغلب علية الطابع التسويقي .
2) توصيف مهام ونتائج الوظيفة الأساسية
توصيف مهام الوظيفة الأساسية يستخدم لتحديدمستويات إنجاز مهام معينة مثلا عامل ميكانيكي سيؤدي مهام أحد المناصب التي يقاسفيها النجاح بمستويات الإنتاج , ومن ناحية أخرى يحدد توصيف نتائج الوظيفة الأساسيةالنتائج النهائية المنشودة بغض النظر عن المهام/الطرق المستخدمة لتحقيقها , فعليسبيل المثال يحتل المديرين مناصب النتائج الأساسية والتي يقاس فيها النجاح من خلالأرقام المبيعات أو بدأ توزيع منتج جديد .
كيفية كتابة توصيفالوظيفة
يجب أن يحتوي توصيف الوظيفة علي بعض المعلومات :
1- معلوماتإدارية
هذا القسم يحتوي علي معلومات أساسية تخص المنصب:
اسمالوظيفة(يشمل الإدارة والأولية), وصف موجز للوظيفة وغرضها, اسم الشركة , الموقعالجغرافي , الفرع أو الإدارة.
2- الهيكل الإداري
وينبغي أن يشير هذاالقسم إلي المنصب الذي يشغله المراقب المباشر لشاغل هذه الوظيفة وأيضا يشير إليالنصب/الناصب التي تتعامل مع المنصب المعلن عنه , وتحديد موقع الوظيفة من الهرمالوظيفي للمؤسسة يعطي معلومات ذات قيمة عن أهميتها وقدرة الموظف علي إحراز تقدموالتأثير في صنع القرارات .
3- الغرض من الوظيفة
وهذا الجزء يجب أنيكون بيان موجز عن النتائج الاستراتيجية المنشودة من هذا المنصب بحيث تتناسب معأهداف المنظمة وتحقق بالضبط الهدف المرجو من هذا المنصب.
4- مهام ومسؤولياتالوظيفة
ويفصل هذا الجزء المهام الأساسية للوظيفة , ومن الطبيعي أن يحتويتوصيف الوظيفة من ست إلي عشرة نقاط تشرح بالتفصيل الأهداف والنتائج المرجوة من هذاالمنصب.
ويجب أن تصاغ البيانات وفقا للهدف والنتيجة اللازم تحقيقها بدلا منشرح أسلوب أداء الوظيفة , علي سبيل المثال" تولي مهام ترسيخ تنبؤات الشركة شهرياوالإبلاغ عن وجود نقص في بضائع محددة لمخططي الطلب" أفضل من” يؤدي مهام التنبؤاتعلي أكمل وجه"
وضع المهام الأساسية للوظيفة في بنود وتسجيلها في مصفوفة , وفي عمود منفصل سجل نسبة الوقت الذي تؤدى المهمة خلاله(الإجمالي 100%), ولا تدونمهام غير أساسية للوظيفة إذا كانت تأديتها لا تستغرق 5% من الوقت, وفي عمود أخر دونالمعدل الزمني للوظيفة (مثل يومي , شهري , موسمي), وفي عمود أخير ضع علامة توضحالمهام الهامة مثل المهام الأساسية التي يجب أن تتوفر لدى شاغر الوظيفة القدرة عليأدائها.
5- المهارات والكفاءات المطلوبة
وفي هذا الجزء يتم تعريفالمهارات والقدرات والسلوكيات والمعرفة التي يجب أن يتحلى بها المرشح, وترسم مصفوفةتشمل المعلومات التالية : الكفاءة ؛ الخبرة ؛ التعليم ؛ أو الشهادات المطلوبة ؛الوظيفة التي تحتاج إلي كفاءة ( الرجوع إلي مصفوفة الوظائف السالف ذكرها في مهامومسؤوليات الوظيفة), وفي النهاية تكون الكفاءة هي الحد الأدنى للمتطلبات (فلا يمكنالحصول علي الوظيفة بدونها) أو تكون من المتطلبات المرجوة(من الأفضل أن تتواجدولكنها ليست أساسية)
6- متطلبات أخرى /اختيارية
وهنا تضاف عناصر أخرىللوظيفة, قد يشمل جزء روائي صغير يوضح رؤية للإطار الذي سيعمل فيه الموظف, وقد يشملمعلومات عن الشركة أو بعض التفاصيل عن البيئة التي سيعمل فيها الموظف بجانب سلطاتصناعة القرار للمنصب .
وقد تحتوي معلومات اختيارية أخرى علي الشروط الخاصةبالخدمة مثل
- أي متطلبات للسفر
- ساعاتالعمل
-المرتب
- فوائد الموظف
- حق إخلاء الطرف
ما قبلكتابة توصيف الوظيفة
يجب إجراء تحليل وظيفي شامل قبل الأعداد للصياغة الأوليلتوصيف الوظيفة , والتحليل الوظيفي هو تقارب نظامي لتقييم الوظيفة وتحديد الواجباتوالمهارات المطلوبة, وأسلوب تنفيذ الوظيفة, وشروط الوظيفة وما يجب علي الفرد عملهلإتمام المهام علي أكمل وجه
التحليل الوظيفي يستلزم معلومات من المديرالمختص , المدير الإداري وأيضا صاحب المنصب الحالي ,حيث أن هؤلاء هم أقرب الناس إليهذا المنصب فهم يعرفون متطلبات الوظيفة الحالية والأهم من ذلك أنهم يعرفونمتطلباتها في المستقبل.
ومن بين الطرق الأساسية لتجميع المعلومات عن الوظيفةهي متابعة المهام أثناء تأديتها , ومتابعة السلوكيات , والحصول علي توصيف ذاتيللوظيفة من أصحابها وإجراء استفتاء لمسؤوليات الوظيفة ومهامها ومقابلة أصحابها أوبحث توصيف لوظيفة مشابهة نشر علنا.
لمحات علي توصيف الوظيفة
أ)لمحاتلغوية
1- استخدم لغة واضحة وموجزة.
استخدم كلمات ليس لها إلا معناواحدا متى أمكن ذلك , واستخدم أمثلة/توضيحات للكلمات التي يختلف تفسيرها
2- كن محددا
استخدم لغة محددة, فبدلا من أن تقول "مهارات تواصل جيدة"من الأفضلأن تقول " القدرة علي نقل المعلومات الفنية إلي مستمعين غير فنيين".
3- استخدم أسلوبا موجزا وتجنب الكلمات الغير ضرورية , مثل يجيب صاحب المنصب علي جميعمكالمات الشركة ويحولها إلي أصحابها في مختلف إدارات الشركة .
4- ابدأ كلجملة بفعل مبني للمعلوم ودائما استخدم الزمن المضارع.
5- تجنب استخدام لغةالجنس الواحد.
6- لا تستخدم اللغة الفنية قدر المستطاع
فالتوصيفالجيد للوظيفة يشرح الأهداف والواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة لذلك فهي سهلةالفهم حتى علي الشخص العادي, وإذا كانت الوظيفة فنية بطبيعتها وتتطلب خبرة فنيةفليس هناك ما يمنع من استخدام مثل هذه اللغة .
7- اشرح النتائج المرجوة منالعمل إذا أمكن ذلك بدلا من طريقة تحقيقها,فعلي سبيل المثال بدلا من أن تقول " تفريغ الرسائل التليفونية" من الأفضل أن تقول " تسجيل الرسائل التليفونية تسجيلادقيقا".
ب)الفاعلية: أنشئ نماذج لتوصيف الوظيفة
لا يوجد ما يدعوالتضيع الوقت كلما دعت الحاجة إلي توصيف وظيفة , فنماذج توصيف الوظيفة يمكن إنشاؤهالأنواع معينة من الوظائف, علي سبيل المثال يمكن إنشاء توصيف عام للوظائفالإدارية/الكتابية وهذه النماذج يمكن تعديلها تعديلا بسيطا وفقا لمواصفات المنصبالمتاح بدلا من البدأ بدون معرفة مسبقة.
ت)مراجعة وتحرير توصيفالوظيفة
راجع توصيف الوظيفة وفقا لمتطلبات المنصب , ولابد من إجراء مراجعةسنوية إذا لم يحدث شيء في غضون هذه المدة يتطلب المراجعة.
د) المرونة
استخدم توصيف الوظيفة علي نحو مرن حيث يوجد مجالا لحدوثمصادفات